I. FASE TOMA DE CONTACTO
a. El solicitante conoce las Bases de Cibersolidaridad y, confiando en que su proyecto encaja con la Filosofía de la Asociación, decide presentarlo.
b. Rellena la ficha de presolicitud en el apartado “Cuéntanos tu necesidad”.
c. El Equipo de Proyectos recibe la presolicitud y procede a estudiarla.
d. Informa al solicitante, mediante un correo electrónico, si su petición encaja con la filosofía de Cibersolidaridad:
* Si la presolicitud no es aceptada, se le invita a volver a participar.
* Si la presolicitud es aceptada, se le envía el Formulario Completo. Dispone de un mes para reenviar por correo electrónico el Formulario completado así como por correo común la siguiente documentación (sólo en caso de ser la primera vez que la entidad se presenta a Cibersolidaridad):
* Copia de los estatutos de la entidad.
* Copia de la tarjeta de identificación fiscal.
* Copia de las Cuentas Anuales (informe de auditoria si lo tienen).
* Memoria de actividades.
* Certificación de estar inscrito en el registro correspondiente.
* Certificación de estar al corriente en los pagos a la Seguridad Social y Hacienda Pública.
* Compromiso del solicitante de aportar toda la documentación necesaria para demostrar la utilización de los fondos para los fines establecidos.
En caso de no disponer de alguno de los documentos solicitados, se deberá indicar en el último apartado del Formulario Completo.
e. El Equipo de Proyectos estudia el Proyecto y en el plazo máximo de un mes informa al solicitante si pasa a la siguiente fase o si por el contrario le invita a volver a participar en otra ocasión.
II. FASE DE PREPARACIÓN
a.
Cibersolidaridad envía al solicitante el Convenio de Colaboración que servirá para formalizar el acuerdo. Asimismo, también le envía la Ficha de Publicación, que es la descripción del Proyecto que verá el Cibersolidario al entrar en la página del Proyecto una vez se publique en Cibersolidaridad . El solicitante cumplimenta la Ficha respetando el límite de espacio e incluyendo imágenes, y reenvía la Ficha junto con el Convenio debidamente firmado.
b. El Equipo Comercial elabora conjuntamente con el solicitante el Plan de Marketing para el Proyecto, identificando todas las acciones que ambos llevarán a cabo antes, durante y después del lanzamiento del Proyecto en la web.
c. Una vez completado este proceso, el Proyecto se introduce en la lista de proyectos en cola de Cibersolidaridad, a la espera de ser lanzado en la página web.
III. FASE DE LANZAMIENTO
a. Con una antelación mínima de una semana, Cibersolidaridad informa al solicitante que su Proyecto va a ser lanzado en la página web.
b. Se pone en marcha el Plan de Marketing previamente formulado, siendo responsabilidad tanto de Cibersolidaridad como de la entidad solicitante, hacer todo lo que esté en sus manos para dar publicidad al Proyecto.
c. El Proyecto se publica en cibersolidaridad.org y los Cibersolidarios comienzan a aportar sus donaciones.
d. El proyecto permanece publicado un período de 3 meses. Si en este plazo no se consigue la financiación necesaria se aprobará una prórroga de un mes. Si tras la prórroga el proyecto sigue sin haber sido financiado en su totalidad será retirado de la web y se entablará comunicación con los responsables del proyecto para encontrar vías alternativas de financiación con apoyo del departamento comercial de Cibersolidaridad.
IV. FASE DE EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO
a. Cibersolidaridad transfiere los fondos a la entidad solicitante.
b. La entidad solicitante desarrolla el Proyecto acorde con lo establecido en el Formulario.
c. Durante la ejecución, el Equipo de Proyectos mantiene un seguimiento de la evolución, siendo responsabilidad del ejecutor enviar el Informe Periódico de Seguimiento y las facturas correspondientes.
d. Cibersolidaridad publica el Informe y las facturas en la página web de forma que los Cibersolidarios puedan comprobar el destino de sus donaciones.
e. Una vez finalizado el Proyecto, la entidad solicitante completa el Informe Final de Seguimiento y se lo envía a Cibersolidaridad, quien a continuación lo publica en la página web para informar a los Cibersolidarios.
Cibersolidaridad se reserva el derecho de interrumpir la solicitud en cualquier momento.
Toda la comunicación entre los Equipos de Cibersolidaridad y los solicitantes se mantiene por correo electrónico, a excepción de los documentos del apartado (d) de la fase (I) que se envían por correo común.
